Les Assistants IA, vos co-équipiers RH
Les équipes RH, comme les autres départements, seront composées d'une équipe d'assistants virtuels. Et le plus fou, c'est qu'ils peuvent même travailler en équipe entre eux et avec nous.
Demain, la performance des départements RH se mesurera, en grande partie, à la qualité des choix des assistants IA en appui aux professionnels de l'équipe.
Les petites entreprises auront le ou les assistants qui manquent à une direction RH qui ne peut pas tout faire. Les grandes entreprises s'armeront d'assistants traitant le volume de tâches génériques, mais aussi pourront compter sur des assistants surspécialisés traitant la complexité et la lourdeur informationnelle et processuelle. Si c'est écrit, les assistants sont très efficaces à répondre aux questions, comme ChatGPT, mais sur la base de vos documents internes.
Et dès demain, nous ajouterons les Agents IA. Autonomes et décisionnels, ils prennent action et orchestrent des tâches entre multiples systèmes avec intelligence.
Qu’est-ce qu’un Assistant IA ?
Un assistant IA est un logiciel qui utilise l’intelligence artificielle (ML et Gen AI et LLM) pour réaliser des tâches spécifiques (IA étroite) de question-réponse, traduction, rédaction. L'assistant IA atteind des objectifs spécifiques sur une micro-tâche (ceci est très important à comprendre pour ne pas fantasmer sur les capacités des IA) de la même manière qu’un assistant humain, un stagiaire, une secrétaire, un conseiller juridique ou un traducteur.
Ces assistants vont au-delà des simples chatbots. Ils peuvent comprendre des demandes complexes, apprendre de leurs expériences et bénéficier d'une mémoire de séquence ou encore adopter un ton et un style selon la commande de génération, appelé aussi "Prompt". Contrairement aux Assistants Conversationnels IA grand public comme ChatGPT, les assistants IA d'entreprise pour les RH puisent leurs réponses dans vos répertoires de documents.
Les assistants conversationnels sont soit des solutions de pointe (Standalone) qui s'ajoutent facilement à votre écosystème (exemples : Cegid HR avec KMB Labs, BotPress, Unique AI), soit ils sont fournis par les éditeurs de plateformes d'IA corporative (exemples : Microsoft avec Copilot, Google avec Gemini, AWS, Salesforce, etc.), soit ils sont intégrés (Built-In) avec les solutions RH (exemples: SAP SF, Workday HCM, Sigma RH), soit ce sont des solutions RH expertes (Best of Breed) fondées sur l'IA (exemples : AppyHere, Paradox, Leena AI).
Demain, les Agents IA franchiront quant à eux une autre étape vers l'automatisation : l'autonomisation. Les Agents IA n'assistent plus les RH, ils exécutent des tâches pour eux, en particulier le clérical entre Outlook, WhatsApp, une solution SIRH et une page Web par exemple. Ils agissent à la manière d'un coordonateur, d'un planificateur ou d'un concierge.
Les agents IA sont fondés sur des Large Action Model (LAM). Ils peuvent voir une page Web ou un logiciel pour comprendre le bouton d'entrée de la donnée, lire les pages et prendre action pour réaliser des tâches complexes à très complexes. Très vite, ces solutions seront implantées et répondent à un gisement encore insoupçonné de cas d'usage dans les départements supports.
Cas d’utilisation concrets en RH
Voici quelques exemples de la manière dont les assistants IA transforment les RH :
RH-Paie et Centre de Services RH : Les assistants IA pour répondre directement aux questions de première ligne des employés (en plusieurs langues, 24/7/365), pour assister les agents de centre de services RH à répondre aux questions plus complexes et monter en compétences.
Recrutement : Les assistants IA peuvent accompagner les candidats dans la découverte des emplois et capturer des données, engager les candidats dans un processus personnalisé et ajusté, pré-sélectionner, communiquer avec WhatsApp ou Messenger, relancer, proposer de nouveaux postes.
Intégration : Les assistants IA peuvent cadencer et personnaliser le processus d’intégration en fournissant aux nouvelles recrues les informations, ressources et soutien nécessaires et assurer aux RH une meilleure conformité et des suivis.
Performance et Engagement des employés : Les assistants IA peuvent analyser les feedbacks des employés, identifier les problèmes potentiels et recommander des interventions pour améliorer le moral et la rétention.
Apprentissage et développement : Les assistants IA peuvent personnaliser les parcours d’apprentissage des employés en fonction de leurs compétences et objectifs, suivre leurs progrès et suggérer des formations pertinentes.
Bien d'autres usages : Santé-Sécurité, Santé Mentale et Bien-Être, Rémunération, Avantages Sociaux, Calculateurs Simulateurs de retraite, Gestion des cas disciplinaires et Griefs, Communication, Gestion des connaissances, etc.
Pourquoi les Assistants IA sont essentiels pour les RH
Les assistants IA offrent de nombreux avantages qui vont transformer les rôles et responsabilités des RH :
Efficacité et productivité accrues : C'est un MUST. Automatisez les tâches chronophages telles que le suivi des candidatures, la planification des entrevues et la réponse aux questions des employés. Cela vous permet de vous concentrer sur des aspects plus stratégiques et centrés sur l’humain.
Réduction des coûts : Rationalisez les processus RH et réduisez le besoin de main-d’œuvre pour des tâches manuelles, entraînant des économies significatives.
Précision et conformité : Les assistants IA accomplissent des tâches avec une précision et une cohérence supérieures à celles des humains, réduisant ainsi les erreurs et garantissant le respect des politiques.
Insights basés sur les données : Analysez de vastes ensembles de données pour identifier des tendances et des modèles, ce qui vous aide à prendre des décisions éclairées en matière d’acquisition de talents, d’engagement des employés et de gestion de la performance.
Amélioration de l’expérience employé (EX) : Offrez aux employés un accès 24/7 à l’information et au soutien, créant ainsi un environnement de travail plus positif et engageant.
Comment implanter un Assistant IA en RH
L’implantation d’un assistant IA ne doit pas être une tâche intimidante. Voici une approche simplifiée :
Déterminez vos besoins : Identifiez les domaines spécifiques où un assistant IA peut être le plus bénéfique. Prenez en compte les tâches qui consomment le plus de temps, sont sujettes à des erreurs ou nécessitent une analyse de données.
Choisissez la bonne solution : Explorez les différentes plateformes et solutions d’assistants IA disponibles. Cherchez des solutions adaptées à vos besoins et budgets, avec des interfaces conviviales, une intégration solide et des caractéristiques de sécurité robustes.
Commencez petit et progressez : Implémentez d’abord un assistant IA pour une seule tâche ou un processus. Au fur et à mesure que vous gagnez en expérience et en confiance, élargissez progressivement son utilisation à d’autres domaines des RH.
Vers un grand chantier d'automatisation en RH
Le défi qui se présente aux RH et aux SIRH est de connecter ces assistants à :
vos solutions RH (Socle RH, CMS pour votre site carrière, ATS pour la gestion des candidatures, LMS pour la gestion des contenus de formation, EDM Répertoire de contenus, TMS Solution de Gestion des Talents, Paie, WFM Gestion des temps et absences, Portail de communication, Daily Management System pour vos procédures standards et les listes de tâches, etc.). Les assistants IA s'abreuvent de données structurées et non structurées (textuelles, auditives ou visuelles) pour personnaliser les réponses
vos connaissances explicites (documents à jour de politiques, procédures, guides, contenus de formation, catalogues de produits et services).
vos flux de travail optimisés et pertinents pour les bonnes personnes et avec des besoins fréquents ou importants.
Une valeur ajoutée au-delà de l’automatisation
Les assistants IA sont là pour augmenter leurs capacités (assister), dégager des marges de manoeuvre des conseillers saturés par les tâches administratives et enfin, combler des manques criant de services que les équipes n'ont pas le temps de faire.
Les assistants IA offrent bien plus que de l’automatisation ; ils permettent aux professionnels des RH de :
Se concentrer sur des initiatives stratégiques : En automatisant les tâches routinières, les assistants IA libèrent les professionnels des RH pour se concentrer sur des objectifs stratégiques tels que le développement des talents, la culture organisationnelle et la planification de la main-d’œuvre.
Prendre des décisions basées sur les données : Les IA peuvent fournir des insights précieux issus de l’analyse des données, permettant ainsi des décisions mieux informées sur le recrutement, la rémunération et les avantages sociaux.
Créer un environnement de travail plus humain : En prenant en charge les tâches routinières, les assistants IA permettent aux professionnels des RH de passer plus de temps avec les employés, comprendre leurs besoins et favoriser un environnement de travail positif.
Pour s'informer, se former et mettre à jour sa vigie sur les IA et les Assistants IA, inscrivez-vous au Sommet de l'Innovation TECH RH de Montréal:
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Bon recrutement de vos assistants IA !
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